15.04.2019, 09.34 Uhr

Zeitmanagement: Diese Work-Hacks bringen mehr Zeit und kosten weniger Arbeit

Keine Zeit zu verlieren

Keine Zeit zu verlieren Bild: Jens_Kalaene, (c) dpa - Bildfunk picture-alliance / dpa

Mit den richtigen Tipps können Sie Ihren Job effizienter gestalten. Probieren Sie sie einfach aus und behalten Sie die bei, die für Sie gut funktioniert haben. Sie werden staunen, wie schnell der Arbeits-Stapel schrumpft, Sie Erfolge sehen und insgesamt entspannter an die Arbeit herangehen. Manche mögen gerade nach dem Gegenteil klingen, führen aber am Ende schneller zum Ziel - auch wenn die Aufgabe zunächst hinten ansteht.

1. Delegieren, und zwar richtig

Sie können nicht alles selbst machen. Vertrauen Sie deinen Mitarbeitern und Kollegen. Delegieren Sie ganze Aufgabenblöcke, nicht nur einzelne Häppchen. Delegieren Sie auch die damit verbundene Verantwortung. Kontrollieren Sie nicht jeden Schritt, sondern machen Sie Stichproben. Falls Probleme auftreten, leisten Sie Hilfestellung durch Lösungsvorschläge. Die Umsetzung liegt jedoch beim Mitarbeiter oder Kollegen.

2. Einfach liegen lassen ...

Sie müssen etwas formulieren und die Worte kommen einfach nicht? Lassen Sie die Aufgabe liegen und wende Sie sich einer anderen zu. Manchmal ist es effektiver Dinge auf den nächsten Tag zu verschieben (falls möglich!), als unnötig viel Zeit zu investieren ohne eine befriedigende Lösung am Ende. Morgen fällt es leichter und das Ergebnis wird besser - versprochen.

3. 1.000.000 kleine Aufgaben ...

Falls möglich, sortiere Sie Aufgaben in Blöcke, vielleicht gehören mehrere einzelne Dinge zu einer größeren Aufgabe? Legen Sie dann einen Zeitraum fest (z.B. eine Stunde) und erledigen Sie so viele kleine Aufgaben, wie Sie können. Danach wenden Sie sich den großen Aufgaben und dem Tagesgeschäft zu. So werden Sie nicht immer wieder aus wichtigen oder langwierigen Aufgaben herausgerissen und erledigen trotzdem den "Kleinkram".

4. Der "positive" Aktenordner

Sie haben eine Mail mit einem großen Lob erhalten? Druck Sie sie aus. Ihr Chef hat Sie gelobt? Schreiben Sie es sich auf. Ein Kunde gibt positives Feedback? Festhalten! Legen Sie sich eine Mappe mit diesen positiven Reaktionen an. Wenn Sie irgendwann deprimiert sind, schauen Sie sich die Mappe an und nutzen den damit verbundenen Motivationsschub.

5. Mit Antworten warten

Wenn bei einer E-Mail nicht sofort eine Antwort erforderlich ist, warten Sie eine halbe Stunde (oder falls möglich, bis zum nächsten Tag). Oft ändert sich die Meinung, oder - und das kommt häufiger vor als Sie denken - das Problem hat sich erledigt. Besonders, wenn Sie eine E-Mail aufregt, warten Sie! Ihre Antwort wird dann sachlicher und das Problem ist schneller gelöst. Sie werden froh sein, nicht impulsiv sofort geantwortet zu haben.

6. 30-Minuten-Arbeitsblöcke

Machen Sie kleine Pausen - und sagen Sie jetzt nicht, das können Sie sich nicht leisten. Gemeint sind solche Unterbrechungen, die Sie sowieso immer wieder machen:

  • Der Gang zur Toilette
  • Wasser holen
  • Der Weg zum Snack-Automaten
  • Unterwegs zu einem Kollegen

Erleben Sie diese Wege bewusst und freuen Sie sich, dass Sie gerade nicht auf ihem Bürostuhl sitzen. Gehen Sie aufrecht und machen Sie spätestens nach 30 Minuten eine dieser "Mini-Pausen".

7. Überflüssige Meetings

Jeder kennt sie, die Meetings ohne Ergebnis. Bevorzugen Sie den kurzen Dienstweg, besonders wenn nur einige im Team betroffen sind. Manche Dinge können direkt am Rechner des Kollegen besprochen werden. Arbeitsanweisungen können mehreren Mitarbeitern auch per Mail mitgeteilt werden. Vielen ist ihnen dies sowieso lieber, da kann man nochmal nachlesen.

8. Ein "Vielleicht" gibt es nicht

Treffen Sie stets klare Entscheidungen, sagen Sie ja oder nein. Ein "Vielleicht" wird immer wieder auf deinem Tisch landen und Zeit stehlen. Wenn Sie eine klare Antwort geben, ist das Thema vom Tisch. Anfangs fällt das vielleicht etwas schwer, Sie gewöhnen sich aber daran. Bleiben Sie konsequent und bei ihren getroffenen Entscheidungen. Dies spart viel Zeit.

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nbl/kum/unternehmer.de
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